Ekipno delo na daljavo

Kako izgleda vaše ekipno delo na daljavo?
Ali se nenehno srečujete z iskanjem datotek? Eden drugemu jih pošiljate preko maila in jih čez dva tedna itak spet ne najdete? Se izgubljate v kilometer dolgih mailih? In e-mail konstantno javlja, da primanjkuje prostora? 

 

V tem zapisu bom predstavil načine in orodja za delo na daljavo, ki jih uporabljamo v naši ekipi. Torej, vse principe in digitalna orodja, ki jih bom opisal v tem zapisu smo preizkusili v praksi, na lastni koži. V nekaterih  primerih jih uporabljamo tudi pri delu s strankami. 

 

V osnovi se delo naše male ekipe vrti okoli dveh za nas ključnih digitalnih orodij – nepogrešljiva je brezplačna aplikacija Trello in pa skupina brezplačnih Googlovih orodij. 

Brezplačno aplikacijo Trello v naši ekipi uporabljamo kot nekakšno digitalno pisarno. Trello je v našem primeru stičišče komunikacije in vseh informacij ter različnih povezav. V aplikaciji Trello imamo torej na enem mestu zbrane vse ključne informacije in povezave ter komunikacijo – aplikacija Trello je naša virtualna pisarna. 

 

Funkcije zaradi katerih je Trello tako uporaben:

• Določanje rokov in opomnikov, 
• Iskanje v celotni bazi projektov,
• Segmentirana komunikacija z oznakami. 

 

V kontekstu vodenja projektov nam služi kot zemljevid vseh nalog in projektov. Znotraj posameznih projektov je omogočena ločena strukturirana komunikacija. Dogovori se ne izgubijo v kilometer dolgem mailu. 

 

Zelo pomembna lastnost aplikacije Trello pa je tudi dobro iskanje v celotni bazi projektov in informacij. Na ta način smo uredili sistem beleženja pomembnih kontaktnih podatkov in dogovorov za posamezne projekte in področja. 

 

Praktični primeri uporabe aplikacije Trello: 

• PODATKI: povezave do Google Drive map,
• INFORMACIJE: shranjena gesla in dostopi, ter kontakti in informacije
• DOGOVORI: komunikacija ločena po projektih ali temah,
• SESTANKI: vodenje mesečnih sestankov,
• VODENJE PROJEKTOV: pregled nalog, vodenje projektov in roki izvedbe,
• PRODAJA IN FINANCE: prodajni procesi in evidenca izdanih računov ter evidenca strank

Več o uporabi brezplačne aplikacije Trello sem opisal v zapisu na tej povezavi.

Brez klasičnih digitalnih pisarniških orodij seveda ne gre. Govorim predvsem o orodjih kot so tabele, dokumenti za besedila in mape za shranjevanje teh datotek. Na dnevni bazi uporabljamo Google Docs, Google Sheets in Google Drive.

 

Jaz sem že nekaj časa brez aplikacij kot so Microsoft Word, Powerpoint in Excel. Ko sem prešel iz PC operacijskega sistema na MAC, sem zaradi različnih razlogov vse svoje potrebe nadomestil z brezplačnimi Google orodji v oblaku.

Glavna težava s katero smo se srečevali v naši ekipi, je dostop do podatkov za vse člane ekipe na enem mestu. Z uporabo Google Drive sistema za shranjevanje podatkov smo se izognili pošiljanju dokumentov preko maila. Slaba stran pošiljanja preko maila je nepotrebno polnjenje strežnika in dostopnost podatkov. S tem, ko so vsi skupni dokumenti naloženi na eno mesto, smo se izognili tudi zamudnemu iskanju in tistim klicem ali sporočilom: “Ej, a mi lahko prosim pošlješ tisto, zdej tako. Res je nujno”. 

 

Ni vse, za vsakogar 

Seveda, je dobro tudi to, da je možno znotraj širokega nabora različnih informacij, selektivno omogočanje dostopa – v praksi to pomeni, da v naši ekipi nimamo vsi dostop do absolutno vseh datotek. Dostopi so segmentirani glede na pristojnosti in zadolžitve. 

 

Naš proces 

Standardni proces in pravila za naše podjetje so sledeča: 

• vse podatke posredujemo preko Google Drive povezave do specifičnega odložišča, 
• vse trajno uporabne povezave (link) do Google Drive map pripnemo v Trello, k pripadajočemu projektu ali temi,
• določili smo enotno poimenovanje datotek glede na serijsko številko projekta – za lažje iskanje. 

To sta torej dve nepogrešljivi orodji za ekipno delo na daljavo. Strukturirana komunikacija, stalna dosegljivost datotek vse za učinkovito vodenje projektov in pregled nalog. Torej na kratko: omogočen dostop do vseh skupnih dokumentov na enem mestu, varnost podatkov podjetja (pred okvaro diska ali računalnika), manjša poraba prostora na strežniku za e-pošto.