Učinkovito upravljanje s časom! Hm, koliko je vreden moj čas?
Učinkovito upravljanje s časom je sestavljeno iz več ključnih komponent. Time management je angleški izraz s katerim se ubada velik del preobremenjenega poslovnega sveta. In kako se sploh lotimo upravljanja svojega čas?
Ena od teh je vprašanje, ali sploh vem koliko je vreden moj čas in koliko, ter kako ga dejansko cenim. V kontekstu tega zapisa, je najprej pomembno razumevanje, da če danes izgubim 50,00 EUR, jih bomo lahko sčasoma zaslužil nazaj. Medtem ko minute in ure, ki sem jih izgubili danes, ne bomo več pridobil nazaj. Po tej logiki je torej bistveno bolj pametno in lažje vlagat denar kot čas. Več o tej logiki si lahko preberete v knjigi The 4-Hour Work Week.
Zakaj so cilji bistveni za učinkovito upravljanje s časom?
Učinkovito upravljanje s časom je za marsikoga težavno zato, ker ne kaj želi. Cilji so temelj dobrega upravljanja s časom.
“Če v križišču ne vemo kam gremo, potem je vseeno kam zavijemo v križišču.”
“Če ne boste vedeli kaj so vaši, cilji boste za vedno izpolnjevali cilje drugih.”
Od načina, kako bomo zastavili naše cilje, je odvisno ali jih bomo realizirali. Bolj kvalitetno kot so cilji postavljeni, večja je verjetnost, da jih bomo realizirali. Cilji so sanje z rokom – to je bistvena razlika med cilji in sanjami.
Da Time management sam zase ne pije vode, sem se ukvarjal v zapisu z naslovom: Kaj je bistveno za uspeh.
V tem zapisu me je prvenstveno zanimalo, kako ločit zrno od plevela – kako se torej ukvarjati samo s tistimi res najbolj pomembnimi nalogami, kako jih sploh prepoznat in kako umaknit vse nepotrebno iz obtoka na seznamu opravil.
SMART metoda postavljanja ciljev
Specific
Measurable
Align with values
Realistic
Time bound
Specifično
Specifičnost ciljev nas usmerja, ker lahko dovolj jasno vemo za kaj natančno gre in si mogoče tudi vizualiziramo cilje, če je ta dovolj specifičen.
Vrednote
Moji cilji morajo biti resnično moji. Kar pomeni, da so znotraj mojih vrednot. Posledica slabe povezave med mojimi cilji in vrednotami je to, da pride do razočaranja, ko pridemo do cilja, ker to niso naše vrednote. Cilje postavljamo glede na zunanje cilje. Če na poti do cilja ne uživamo in nam ovire vzamejo motivacijo, imamo problem z usklajevanjem ciljev in vrednot.
Kako torej vem ali imam cilje povezane z vrednotami:
– ko pridemo do preprek nam te ne vzamemo motivacije
– ko pridemo do cilja čutimo zadovoljstvo
Realistično
Dobro je, če so cilji realistični, a hkrati izzivalni in vzpodbudni, a ne preveč napihnjeni. Ko si zastavim cilje se moram zavedati, kaj že danes delam v tej smeri. Glede na to, kaj že danes delam v smeri tega cilja, lahko ocenim ali bom lahko dejansko sedaj realizirali svoj (novi) cilj. Glede na obstoječe stanje, oziroma obstoječa dejanja lahko vidimo kako drastična bo sprememba. In če je sprememba, ki je potreba za realizacijo tega cilja prevelika, se mi lahko zgodi, da mi ne bo uspelo. Ko torej zastavim cilje, je pametno, da sem odkrit do sebe in si ne zadam preveč oddaljenega cilja.
Časovna komponenta
Cilj mora biti časovni rok – cilj mora opredeljevati čas uresničitve tega cilja. Dosežen cilj ni konec, ampak samo vmesna točka in motivacija za postavitev novega cilja. Določeni cilji nimajo končnega roka in preidejo v navado – vzdrževanje zastavljenega cilja. Če si ob realizaciji določenega cilja, ne nastavimo (novega) cilja za vzdrževanje tega cilja, gremo ponovno na isto točko. Bistveno je torej vzdrževanje doseženega in to ne pride kar samo od sebe.
“Cilje moram napisati in zastaviti za vsa področja življenja. Če je jih imam samo v glavi in samo za eno področje, ne bom dosegel ravnovesja. Takim ciljem tudi težje sledim.”
Sreča in zadovoljstvo sta posledica in ne moreta biti cilj. Odkriti moram kateri so cilji, ki mi bodo kot posledico omogočali srečo in zadovoljstvo. Sreča je posledica prem omenjenega ravnotežja oziroma ravnovesja v življenju.
Tehnike upravljanja s časom
Sam sebe sem prepričal, da je ključno sledeče: sprožil sem reakcijo in ohranjam jo aktivno.
Velike cilje vedno razdelim na manjše kose – začnem torej z manjšimi kosi večjih ciljev, ki nas vodijo proti končnemu cilju. Primer je, ko si zadenem, da bom neko aktivnost dnevno opravljal določen čas, a za to dejansko nimam časa – najslabše je, če ne naredimo nič, niti del tega. S tem, ko bi realiziral vsaj nekaj minut od skupnega zastavljenega časa, bi premaknil zadevo (vsaj malo) naprej. Sam sem torej držim taktike, da tudi, če nimam veliko časa, naredi vsaj nek delček celotne naloge – in tudi ta delček je majhen korak do velikega cilja. Sam sem opazil, da sem v začetku, ne glede na to, da sem naredil nek košček naloge, vseeno sam sebe nažiral, da ni bilo dovolj. A sčasoma in z veliko treninga, ter potrpežljivosti mi je uspelo. Sam sebe sem prepričal, da je ključno sledeče: sprožil sem reakcijo in ohranjam jo aktivno.
Metoda lijak
Bistveno je da začnem danes, da začnemo takoj. Ko si jih postavim, začnem takoj z majhnimi koraki do realizacije ciljev.
Dober primer, ki oriše problem, ki ga ima marsikdo je, realizacija daljšega zapisa, članka ali diplomske naloge. Torej, smiselno je, da v tem primeru začnemo z neko manjšo stvarjo, saj je začeti najtežje. Ker vemo, da nas čaka daljše besedilo, se ga bojimo. Če pa si zastavimo, da bomo že danes zapisali 5 strani od 50-tih, smo premaknili stvari in vemo, da nismo na mrtvi točki.
V čem je razlika med nujnim in pomembnim
Lahko se nam zgodi, da konstantno delamo samo nujne stvari in ne tiste, ki so pomembne. Pri tem nam lahko pomaga časovni kvadrant (slika). Past tega je, da lahko cel čas odlašamo, da odlašamo pomembne stvari, ki niso nujne – kvadrant dve – tega običajno prenašajo tako dolgo, dokler ni nujno. Kvadrant dve si moramo zavestno planirat in jo vzet. Kvadrant tri nastaja samo zato, ker kvadrant dve predolgo odlašamo. Kvadrant je tri je tisti v katerem se največ zadržujemo.
Paretovo načelo se skriva v prvih dveh kvadrantih – torej tukaj je 20% časa s katerim dosežemo 80% efekta. Zapisovanje časa, nam pomaga, da vemo kaj delamo, katere naloge nam prinašajo največ vrednosti in katere so tiste, ki nam ne pomagajo.
Če ne vemo katere so naloge, ki sodijo v tistih 20%, se vprašamo, kaj nam prinaša denar oziroma, za kaj smo v podjetju plačani.
Tukaj je pomembno, da premislimo, kaj od nebistvenih nalog lahko delegiramo in kako se lahko nebistvenim nalogam izognemo. Torej, kaj lahko nekdo naredi namesto mene, enako dobro ali celo boljše, jaz pa lahko izkoristim čas, za stvari iz prvega in drugega kvadranta.
Paretovo načelo
Tukaj si lahko preberete kaj je Paretovo načelo.
Kdo so tvoji kradljivci časa
Naša živa žaba je lahko velik kradljivec časa, ker nimamo mislimo na to in nas najeda. Tako se ne moremo osredotočiti niti na druge naloge.
Pametno je, da določimo “tihe urice” – s sodelavci določimo kdaj v delu dneva bomo samo delali in se ne bomo motili med sabo. Vsak dela svoje pomembne naloge. Poleg sodelavce, ki nas sedaj ne motijo, onemogočimo tudi ostale motilce. Pametno je tudi, da naše stranke navadimo to, kdaj imamo čas za njih, oziroma, da vedo, kdaj v dnevu rabimo svoj mir.
Učinkovito upravljanje s časom in pravilo 5. sekund
Knjiga – pravilo 5 sekund
Ko se lotimo neke zadeve in nam ni ravno do tega, preštejemo do pet, med tem ko že delamo oziroma gremo proti nečemu.
Urejenost naše mize
Iz vidika upravljanja s časom je bistveno, da iz delovne površine pospravimo vse kar nas ta trenutek lahko moti. Na mizi imamo torej samo stvari, ki so tisti trenutek bistvene za naše delo.
To-do lista
Ko ljudje ponoči ne morejo spati, jih ponavadi bolj kot to, koliko imajo dela, količinsko gledano, skrbi to, da bodo kaj pozabili. S tem, ko neko zalogo ali aktivnost zapišemo na točno določeno mesto, osvobodimo možgane. Torej, svoje možgane ne oblagam z stvarmi, ki jih lahko zapišem. In, ko jih tako osvobodim podatkov, nastane prostor za kreativno reševanje nalog in globoko delo (deep work).
Pametno je, da imamo celotno to-do listo na enem mestu. Če nas iz več koncev motijo neka obvestila bomo dosegli kontra učinke – slabše bo, kot da si ne bi zapisali.
Na kakšen način zapišemo to-do liste
Na kaj se osredotočimo – na proces ali rezultat.
Ali se osredotočimo kaj bomo delali ali kaj bomo naredili – svoje liste nalog spremenimo iz seznama procesov v seznam ciljev. Torej, ne zapišemo: “pišem poročilo”, temveč: “napišem poročilo”. S tem lahko dosežemo občutek nadzora in motivacije – besede imajo moč. Vedno pišemo v obliki rezultatov – minimalna razlika v zapisu, a velika razlika v občutku.
Časovni bloki
To-do liste spremenimo v časovne bloke v koledarju. Sama to-do lista nima vizualnega časovne komponente in je tako lahko zavajajoča.
Zakaj je pri organizaciji nalog pomembna predvsem časovna komponenta, si lahko preberete v zapisu na tej povezavi.
Pravilna določitev potrebnega časa
Zastavimo si preče posameznih nalog za en dan in potem ne realiziramo vsega. Posledica tega je, da imamo slab občutek, da smo naredili premalo. Kar lahko storiš danes, ne odlašaj na jutri nas lahko zavede, če cilj ni pravi oziroma nas aktivnost ne pelje proti našemu cilju.
