Če natančno vemo kakšen je razlog sestanka, se nam posledično cilji in agenda ponujajo kar sami. Tako kot bi bilo pametno, da se pred vsako odločitvijo ali dejanjem vprašamo “zakaj”, je tudi za uspešno vodenje sestankov smiselno, da natančno opredelimo zakaj sestankujemo. Če ima razlog za sestanek in realizacija sestanka dovolj velik vpliv, je smiselno, da sestanke izpeljemo. Sicer pa je pametno razmisliti o drugem načinu reševanja problema, pridobivanja mnenja ali sprejemanju odločitve.

Cilj sestanka nam določi pomembnost posameznih tem, ki jih določa agenda sestanka. Uspešno vodenje sestankov je brez jasno določenega cilja praktično nemogoče. 

Cilji so trdno povezani z agendo – agenda brez ciljev je neefektivna, cilji brez angende pa so prepogosto tavanje in nestrukturirano skakanje med temami.

To je enako kot, da bi šli na potovanje brez jasno določene končne točke, medtem ko bi po drugi strani želeli natančne podatke glede trajanja potovanja ter stroškov. Pač ne gre. 

Nekaj razlogov zakaj je agenda pomembna za uspešno vodenje sestankov:

• agenda drži rdečo nit
• ocenimo trajanje
• razporedimo teme glede na pomembnost, zahtevnost, trajanje in prisotne, 
• ostali se lahko pripravijo na sestanek

Prepogosto se dogaja, da pridemo na sestanek in natančno ne vemo zakaj smo sploh na sestanku. To se zgodi takrat, ko nam pred sestankom organizator tega srečanja ne pošlje agende. Mi se na sestanek ne pripravimo saj za to nimamo osnove – ker nismo pripravljeni je tudi sama efektivnost sestanka bistveno manjša.

Uspešno vodenje sestankov je ogroženo tudi v primeru, ko niti na samem sestanku ne dobimo seznama predvidenit tem – agenda. Posledica tega je, da med sestankom zaidemo oziroma izgubimo rdečo nit, ne vemo koliko časa bo sestanek trajal in koliko časa bomo porabili za posamezno temo. 

Priprava na sestanek je pomembna tako za organizatorja sestanka, kakor tudi za vse ostale udeležence. In tukaj ima za uspešno vodenje sestankov agenda odločilen pomen – kako se bomo na sestanek pripravili, če pa ne vemo na kaj natančno se sploh moramo pripravit (ker nimamo agende).

Moje osebno mnenje je, da je za uspešno vodenje sestankov, ena izmed najbolj pomembnih in hkrati največkrat pozabljenih sestavnih delov sestanka, ravno vrednost konflikta. Razkrivanje in razlaga zakaj so konflikti na sestanku tako nezaželeni, oziroma zakaj se jih tako radi izogibamo, je za ta zapis preveč obširna tema. Sem pa prepričan, da se vsi strinjamo, da noben od nas ne uživa na sestankih, kjer so prisotne konfliktne situacije.

Problem je v razumevanje konflikta in sami vsebini ter načinu kako zapeljemo situacijo v kateri se bodo mnenja kresala. Za uspešno vodenje sestankov, konflikt v nobenem primeru ne sme biti predmet preizkušanja in poudarjanje pomembnosti – tukaj veliko škoda naredi ego. Ta ego lahko imenujemo vodstven ego. Konflikt ni poligon in priložnost za testiranje in opominjanje, kdo je bolj pomemben ali boljši. 

Če je konflikt vsebinski, če ni na osebni ravni in če znamo iz konflikta izpeljati rešitev, je to osnova za napredek v podjetju. 

Če vemo ali pa smo opazili, da določene stvari zavirajo podjetje, povzročajo finančno škodo ali škodijo ugledu, je naša moralna dolžnost, da to jasno povemo. Pomembna je tudi iskrenost in direktnost v ekipi, ki pa seveda lahko privede do konflikta. A zadrževanje in neizrečeno lahko dolgoročno veliko bolj škodi, kot pa konstruktiven konflikt na sestanku. 

Za uspešno vodenje sestanka je značilno, da je po koncu sestanka, udeleženim jasno kaj se od njih pričakuje do naslednjega srečanja oziroma roka za izvedbo nalog. Po koncu uspešno izvedenega sestanka vemo: 

1. kaj je naloga
2. kdo bo nalogo izvedel 
3. zakaj je potrebna oziroma zakaj je pomembna
4. kdaj je rok za zaključek 
5. predvidena poraba časa za nalogo

Pomembno je torej, da predvidimo tudi čas, ko bomo del sestanka:

1. razdelili naloge
2. povzeli celoten sestanke 
3. in določili naslednje srečanje, če je to seveda potrebno. 

Če torej na koncu sestanka nimamo jasne vizije, oziroma akcijskega plana, ne moremo reči, da gre za uspešno vodenje sestankov. V tem primeru smo eden drugemu tratili čas in energijo – to so tisti sestanki, ki so so sami sebi namen, oziroma, ko rečemo, da sestankujemo zaradi sestankovanja samega. 

Za uspešno vodenje sestankov je ključnega pomena priprav na sestanek, ki je osnova, oziroma prva točka na poti do uspešno izpeljanega srečanja. Splošno rečeno in tudi za sestanke drži – priprava je 90% uspeha. Seveda se ne moremo pripraviti na vse stvari, ki nas čakajo, a dejansko se ravno z dobro pripravo na sestanek, opremi z znanjem in orodji, ki nam pomagajo premagovati nepredvidene stvari – določene stvari pač ne morem predvidet. 

Izbor prisotnih 

Del priprave na sestanek je izbor prisotnih. Potrebno je dobro razumevanje teme, ki bo obravnavana na sestanku. Za uspešno vodenje sestankov je potrebno temo sestanka razumeti do te mere, da natanko vemo, kdo iz ekipe oziroma sodelavcev ali zunanji svetovalec, nam lahko pomaga. Torej, da dejansko vemo, kdo nam lahko pomaga, pa moramo zelo dobro poznati ljudi s katerimi sodelujemo.

Ko izbiramo prisotne na sestanku je pomembno tudi to, kakšen izgube prinaša odsotnost določenega posameznika iz njegovega delovnega mesta, funkcije ali pomembne naloge. Pametno je, da se vprašamo, ali ni mogoče bolj pametno, da osebno pustimo. Ta oseba bo mogoče s tem lahko hitreje in boljše opravila naloge, ki bodo imele na uspešnost podjetja večji učinek, kot pa da sedi na sestanku. 

Kako določimo ali je izpeljava sestanka sploh smiselna, oziroma kakšni so kriteriji za izpeljavo sestanek: 

• finančna upravičenost 
• vsebinska upravičenost 
• izbor prisotnih

Finančna upravičenost 

DELOVNE URE: 

Strošek sestanka izračunamo kot 14 bruto/bruto plač, porazdeljeno na ure, ki bodo porabljene za sestanke. 

OPORTUNITETNI STROŠEK 

Poleg vložka ur, je potrebno upoštevati tudi oportunitetni strošek, ki nastane pri specifičnih nalogah v podjetju – sem sodijo vsa delovna mesta, ki so zelo težko nadomestljiva. Za katera mesta gre, je seveda povsem odvisno od primera do primera in zato se bom izognil kategorizaciji ali naštevanju. Te naloge oziroma delovna mesta prepoznamo glede na dodano vrednost, ki jo imajo za podjetje. 

Vsebinska upravičenost

Za uspešno vodenje sestankov je potrebno dobro razmisliti, ali je res nujno potrebno, da glede določene teme skličemo sestanek. Vprašamo se lahko, ali res ne moremo zadeve rešiti sami, oziroma se odločiti samostojno. 

Kdaj skličemo sestanek?

V tej točki je mestu vprašanje, kdaj skličem sestanek? Sestanek je primerno in upravičeno organizirat, če se moramo odločiti in za to:

• nimamo dovolj znanja
• nimamo dovolj podatkov
• rabimo drugo mnenje