Interna komunikacija 

Najprej je pomembno, da definiramo kaj je interna komunikacija in zakaj je pomembno, da je izvajamo na pravi način. Pri svojem delu namreč opažam, da velika večina podjetij še vedno komunicira preko e-mailov. Sam sem prepričan, da je komuniciranje preko e-mailov namenjeno za komuniciranje z zunanjim svetom – eksterna komunikacija. Da pa si sodelavca iz istega podjetja, ki delata na istem projektu, naloge, vprašanja ter komentarje pošiljata preko e-maila, je zame smešno, če ne žalostno. 

 

Interna komunikacija torej poteka znotraj zaprtega kroga sodelavcev ali poslovnih partnerjev, ki redno ali občasno sodelujejo na specifičnem projektu ali nalogi. 

 

Eksterna komunikacija, pa je za razliko od interne, občasna in omogoča sporočanje z širokim krogom podjetij oziroma posameznikov.

 

Čemu se izogibam

Spodaj je nekaj osnovnih napak, ki jih dobra interna komunikacija ne prenese. Kolikor bodo po eni strani mogoče zadeve povsem logične, jih navajam, ker res prepogosto naletim na: 

• interno komunikacijo preko e-maila, 
• komunikacijo preko klepetalnikov (Cahat)
• skupinski pogovori 

 

Interna komunikacija preko e-maila

Razlog zakaj se mi zdi interna komunikacija res zgrešena je sledeča situacija, za katero sem prepričan, da jo poznamo vsi – določen interni dogovor je bil sklenjen preko e-maila. Mine nekaj časa, ko nas zanima določen podatek, ki se navezuje direktno na ta dogovor. In potrebi sledi iskanje, ki je najprej, vezano na pošiljatelja, potem na datum in kasneje na odsek znotraj besedila v e-mailu. 

Super je, če vemo s kom natančno smo sklenili dogovor. Še boljše je, če vemo kakšen je naslov sporočila – glava. In v idealnem svetu vemo tudi v kateri fazi pogovora je bil podan ključen podatek, ki ga iščemo. 

A ker gre za interno komunikaciji, ki je ponavadi pogosta, sodelavci se menjajo ali pa jih več skrbi za isto področje, naslovi oziroma glave, pa niso vedno logično poimenovane, nastane težava. Sledi že znano – iskanje med pošiljatelji, različnimi e-maili in prebiranje zgodovine. 

 

Rešitev je sistematizacija pogovorov in delegiranja nalog, ter podajanje komentarjev. V zadnjem delu besedila razkrijemo kako dosežemo transparentno interno komunikacijo. 

 

Spletni klepetalniki 

Zakaj komuniciranje preko klepetalnikov ni najboljša ideja, ko govorimo o komunikaciji znotraj ekipe sodelavcev, komunikacija pa se navezuje na določen projekt? 

V osnovi je res velik problem sledljivost pogovorov, še posebej če interna komunikacija vključuje pomembne datume, dokumente ali pa se mogoče navezuje samo, na točno določeno osebo. 

 

Če se določena naloga navezuje samo na eno osebo, je verjetno za ostale to moteče. Saj ne glede na to, da se jih določena zadeva direktno ne dotika, vseeno prejmejo obvestila. Je pa po drugi strani izredno pomembno, da ima celotna ekipa možnost vpogleda oziroma dostop do informacij. In razlika je ravno v besedi možnost – pri skupinskih pogovorih v najbolj razširjenih klepetalnikih, to ni mogoče. Verjamem, da obstajajo napredne različice, ki pa jih sam ne uporabljam niti ne poznam. Torej, vsi prejmemo vse informacije v vsakem trenutku – to pa je glede na sodobne principe “Just-in-time” povsem zgrešeno. 

 

Torej, glavni izziv je transparentna in nevsiljiva interna komunikacija – podatki so dostopni vsem, naloge in vprašanja pa ločena oziroma filtrirana glede na osebo, ki je direktno odgovorna. 

 

Arhiviranje 

Interna komunikacija preko spletnih klepetalnikov ozirma aplikacij za komuniciranje je še posebej neporabna, ko hočemo iz določenega pogovora potegniti točno določene informacije. Seveda lahko znotraj pogovorov iščemo in pregledujemo poslane datoteke. Iz mojih izkušenj pa je realnost ta, da je veliko bolj praktično, če imamo določene naloge ali dogovore ločene – imajo svoje mesto, s svojim imenom. Na tem mestu najdemo vse relevantne podatke in priponke, ki se navezujejo na specifično zadevo – ponavadi je poleg tudi interna komunikacija. 

 

Kaj smo se dejansko dogovorili?

Ko interna komunikacija za specifično temo znotraj klepeta traja dlje časa, ali pa se izmenja veliko vsebine, se pogosto zgodi, da na koncu niti ne vemo kaj smo se pravzaprav dogovorili. 

Če je interna komunikacija poteka znotraj aplikacije za projektno vodenje, pa lahko tekom pogovora ustvarimo Checklist. Preko seznama nalog lahko na pregleden način pregledujemo in razvrščamo manjše naloge. Pogosto imajo tovrstne aplikacije tudi možnost označevanja oseb, ki so odgovorne za nalogo ali vprašanje. 

 

Kdaj je rok?

Da je interna komunikacija preko aplikacij za vodenje projektov veliko bolj učinkovita, nam pove še ena bistvena pomanjkljivost klasičnih klepetalnikov – določitev roka za specifično nalogo ali dogovor, ki je bil obravnavan znotraj pogovora. 

Večina aplikacij, ki jih zagovarjam, ima ob določitvi naloge tudi funkcijo za določitev osebe, ki je odgovorna za izvedbo in pa rok izvedbe ali rok oddaje (Due Date / Deadlin / Target date). Seveda pa funkcije določitve roka za dokončanje naloge večina klasičnih kleperalnikov nima. 

 

Aplikacija za interno komunikacijo

Interna komunikacija naše ekipe je vzpostavljena preko brezplačne spletne aplikacije Trello. Uporabljamo jo že tretje leto in vedno znova ugotavljamo, da je bila ravno sistematizacija interne komunikacije bistvenega pomena. 

Osebno jo uporabljam dobrih šest let in velikokrat mi bistveno olajša interno komunikacijo, pregled nalog in iskanje informacij iz arhiva. 

 

Na povezavi lahko preverite katerih 13 aplikacij  za komunikacijo znotraj ekip proporočajo na portalu Proofhub.