Produktivnost ne dosežemo s tem, da ves čas delamo
To, da si nenehno v časovni stiski in da neprestano delaš, še ne pomeni, da si produktiven. Če te nenehno spremlja občutek, da imaš preveč dela, in če za računalnikom preživiš ogromne količine časa, konec dneva pa nimaš prav veliko za pokazat, je čas, da zategneš ročno zavoro! Ko opazujem ljudi okoli sebe imam občutek, da ima ta problem vse več sodobnih pisarniških delavcev. Del problema je nedvomno to, da imamo ves čas na voljo dostop do vsega kar potrebujemo za delo – to nam omogočajo prenosni računalniki in sodobni pametni telefoni ter aplikacije. Raziskave so pokazale, da je naša maksimalna produktivnost le 2 uri na dan – temu rečemo tudi globoko delo. (izvorno: Deep Work). Torej dejansko nima nobenega smisla, da ždimo za ekranom, ker bom le dve turi na dan v svoji najboljši formi.
A vem kaj so prioritete?
Organizacija časa je lahko problematična, če vzporedno s tem ne preverjamo tudi pomembnosti nalog, ki jih organiziramo v časovne bloke.
Del problema je tudi zgoraj omenjene dostopnosti in vseprisotnosti sodobne tehnologije, pa je nedvomno slaba organizacija časa in postavljanje prioritet.
“Ker roko na srce – res malo je stvari, ki so dejansko pomembne.”
Sam imam zelo enostavno merilo poslovnih prioritet – vprašam se, katera naloga bo prinesla največ denarja v najkrajšem času. Sliši se brutalno, a ko konec meseca na računu podjetja ni denarja, ta kar na enkrat postane prioriteta. Takoj za zagotavljanja enakomernega pritoka denarja, so naloge, ki bodo dolgoročno vplivale na razvoj podjetja in blagovne znamke – želim si, da bi bile ravno te skozi čas na prvem mestu. A do tam je še dolga pot, saj je za to, najprej potrebno zagotoviti stabilne prihodke podjetja. No, in verjetno nisem edini podjetnik, ki svojo produktivnost meri in ocenjuje skozi prihodke – saj to vendar bistvo podjetništva.
Paretovo načelo
Dobro je, če se zavedamo, da je tudi za naše delo značilno razmerje 80/20 – torej, da ima dejansko samo 20% vseh dejavnosti vpliv na 80% rezultatov in, da je 80% časa in energije usmerjenega v 20% efekta. Produktivnost se skriva v teh dvajsetih procentih. Problem ni to razmerje, temveč dejstvo, da marsikdo sploh ne ve, kaj zanj pomeni teh 20% dela, s katerim bo dosegel 80% efekta oziroma vpliva na posel, osebno življenje ali kariero. S tem da vemo kaj je teh 20%, ki definirajo našo optimalno produktivnost, lahko določimo prioritete – te nam pomagajo kako iz morja nalog, potegniti 1/5 bistvenih.
Uporaba koledarja je ogledalo porabe časa
Jaz sem našel zelo preprosto rešitev – vse svoje dnevne dejavnosti si zapišem v koledar. Zdi se mi, da je v smislu upravljana s časom, to najboljše orodje (sicer uporabljam tudi druga digitalna orodja).
Kot prvo mi zapisovanje v koledar omogoča predvidevanje, kaj sploh lahko naredim v enem tednu. In kot drugo, mi zabeležene aktivnosti služijo, kot neusmiljeno ogledalo porabe časa. Tako se lahko zgodi, da že v petek, ko vnesem vse aktivnosti, ki smo jih določili na dopoldanskem sestanku z ekip, zapolnijo celoten teden. Tako je jasno, da ne smem več sprejemat novih nalog, oziroma moram v naslednji teden premakniti tiste, ki mi to omogočajo. Organizacija časa je pogled v prihodnost.
“Organizacija časa je pogled v prihodnost.”
Enkrat na mesec si vzamem čas, in pregledam za kaj sem porabil čas v razmerju realizacije ciljev. Tako lahko vidim, za kateri del posla porabim preveč časa in s čem bi ga moral zamenjat, da bi lahko boljše ali pa sploh dosegel zastavljen cilj. Seveda, si bo marsikdo mislil, da je beleženje vsake minute bolezen in poraba časa. A če pogledam okoli sebe, vidim ogromno ljudi, ki zamujajo roke in ne uspejo realizirat zastavljenih nalog.
Vidim podjetnike, ki garajo cele dni, pa so vseeno brez denarja. In, če vprašaš ljudi, ki zamujajo ali jim zmanjka časa, zakaj je temu tako, jim niti približno ni jasno, da so si mogoče že v osnovi nametali preveč nalog. In če bi te, ki garajo brez efekta, naredili analizo in ugotovili, kaj se jim dejansko splača delat, bi za to najprej potrebovali jasno evidenco ur, glede na posamezne projekte. Tega pa v resnici nihče nima.
Če je plan 1, naj ne bo poraba 2
Seveda je težko in verjamem tudi, da v določenih branžah preprosto ne gre, da bi si za določeno nalogo zastavil časovno omejitev in se je 100% držal. Razumem, da je potrebno stvar zaključit ne glede na to, da smo že zdavnaj prekoračili predvidene časovne okvire. Se pa lahko z vpisovanjem v koledar ali vsaj beleženjem ur, sčasoma navadimo, da so naše ocene vse bolj natančne.
Iz lastne izkušnje lahko povem, da je za kreativne poklice, kot so oblikovanje in pisanje, ključno ravno to, da nas projekt “ne odnese”. Zgodi se namreč, da “pademo” v projekt, pozabimo na uro in porabimo preveč časa. Posledice tega so rak rana kreativnih poklicev – zamujanje. Zato smo si ravno oblikovalci priborili tisti: “ah, ti umetniki, vedno zamujajo”. In zamujamo ne samo na enem projektu – reakcija je verižna. S tem, ko smo presegli ure pri določenem projektu, smo se zažrli v drugega. Rešitev je sprotno beleženje ur.
Tabela za vpis ur
V našem podjetju za vse projekte vodimo evidenco ur. Pomeni, da vsak, ki pri projektu sodeluje spoti vnese porabljeno količino ur. S tem vemo ali smo postavili ustrezno ceno za projekte in koliko ur imamo še na voljo, znotraj vrednosti projekta. V tabeli se sproti preračunava neto vrednost ure in tako se nam težje zgodi, da presežemo predvidene finančne okvire.
Sprotno beleženje ur nam pomaga:
- da smo na varni strani finančnega okvirja,
- da lahko naslednji projekt oceni še bolj natančno,
- da smo pri časovnem planiranju podobnega projekta kar se da točni
“Organizacija je del poslovne higiene, tako kot je umivanje zob del splošne telesne higiene.”
Zaključek
Ko torej vem kaj delam, zakaj to počnem, in kašno vrednost na časovno enoto mi to prinaša, lahko dokaj hitro in enostavno ocenim svoj produktivnost. Ko sem sam postal prijatelj s koledarjem in tabelami za evidentiranje ur, sem izgubil občutek neproduktivnost in dileme, ali delam pravo stvar ob pravem času. Organizacija časa je del poslovne higiene, tako kot je umivanje zob del splošne telesne higiene.