Kaj je projekt?
Vsaka stvar, ki jo delamo, je lahko projektna. In kako vemo, da delujemo projektno? Vemo zato, ker imamo določen začetek in konec, ter jasen namen zakaj določeno zadevo izvajamo znotraj časovnega okvirja.
Vsak projekt ima tri spremljevalke – čas, stroški, kakovost. Zelo težko dosežemo, da so optimalne vse tri komponente hkrati.
Realno planiranje projekta pomeni, da se res zavedamo celotne slike projekta – koliko je že obstoječih projektov, kdo so ljudje/deležniki in kaj je realni časovni okvir.
Kaj so deležniki projekta?
Vse vloge (posamezniki/sodelavci/podjetja – pravne in fizične osebe), ki jih srečujemo oziroma sodelujejo pri projektu. Značilno za deležnike je, da vplivajo na projekt – lahko so proti projektu, lahko ga pospešujejo ali pa ga zavirajo. Zato je pametno, da se jih naprej zavedamo, jih dobro spoznamo in intenzivno sodelujemo. Ključno za dobro sodelovanje z deležniki je jasna definicija pristojnosti in nalog posameznega deležnika – in koliko je mogoče to povsem logično, se mi prepogosto dogaja, da se timskih ali projektnih vlog ne zavedamo najboljše. Posledice ohlapno definiranih vlog in pristojnosti na projektu so znane – na konci ne vemo “kdo pije in kdo plača”. Sam bi dodal še, da ” ne vemo niti kdo streže”.
Od deležnikov je odvisno kako uspešen bo projekt. Zavedati se moramo kdo so deležniki – poznati moramo kdo lahko vpliva na projekt. Projekt ne more uspet brez projekte ekipe, a je vodja ekipe tisti, ki koordinira projekt kot celoto. Kar pa še ne pomeni, da morajo poznati vse detajle. Vsak deležnik ima svojo jasno določeno ni merljivo odgovornost, naloge in pristojnost.
Vsak projekt ima faze:
- zasnova ideje
- planiranje projekta
- implementacija in izvajanje
- analiziranje in spremljanje projekta – ta faza pove ali smo projekt naredili tako kot je bilo mišljeno. Če ugotovimo da ne deluje, gremo lahko nazaj in popravimo
- zaključek projekta
Kaj če vodimo več projektov hkrati?
Če imamo več projektov, je težje da bomo vse držali v glavi. Imeti moramo orodja za nadzorovanje projekta.
Vsak projekt mora imeti namen
Vedeti moramo kakšne so koristi projekta oziroma kakšni so cilji. Namen projekta moramo povezat s cilji. Smart sistem za postavljanje ciljev – za njih ni pomebno, da so natančno določeni. Moramo samo vedeti kako bomo merili cilje in osnovno vrednost za primerjavo iz katere bo razviden napredek.
Knjiga: The Lazy Project Manager
Notranja organizacija podjetja
Osnova stvar je, da začnemo o tem razmišljat zgodaj. Že preden je nujno potrebno. Lahko se izognemo kaosu. Ponavadi je problem, da si ne vzamemo časa za uvajanje sprememb in orodij za notranjo organizacijo podjetja.
Vloge v podjetju, ki so hkrati lahko tudi deležniki
Različne vloge imajo različne odgovornosti ali aktivnosti. Skozi rast podjetja se vloge spreminjajo. Svoje vloge se moramo zalo dobro zavedat. Jasno določene vloge in dobro zavedanje vloge nam pomaga pri prevzemanju odgovornosti in sprejemanje odločitev. Če se držimo svojega področja, kjer smo dejansko strokovnjaki, lahko veliko več doprinesemo k uspešni izvedbi projekta.
Metodologije za vodenje projektov
Zakaj vodimo projekte, tako kot jih vodimo. Zakaj imamo določene metode za organizacijo projektov in kako pridemo do načina. Poznamo 9 glavnih načinov projektnega vodenja. Za različne projekte, lahko uporabljamo različne metode in metodologije. Na metodologijo lahko vplivajo in pomagajo tudi orodja za vodenje projektov. Orodje za vodenje projektov, ki ga sam uporabljam že skoraj deset let je brezplačna spletna aplikacija Trello.
Poznamo štiri različne tipe/vrste projektov
PrintScreen – kvadrant štirih različnih projektov.
Zakaj imamo procese za vodenje projektov
Če vemo kakšen je proces, se lahko začnemo ukvarjat z vsebino. Ohranja nam fokus in olajša delo v skupini. Čez projektno vodenje se gradi kultura podjetja, način dela, ciljna usmerjenost. Če imamo jasne procese, lahko lažje določimo prioritete. Pregled na napredkom je bistveno lažji, če imamo določen proces. Dolgoročno olajšanje dela je bistveno. Plan imamo za to, da ga lahko potem laže prilagajmo – hitro vidimo kaj deluje in kaj ne in prilagodimo ter uvedemo nove procese, če se izkaže da določen del plana v realnosti ne deluje.
Štiri različne barve ljudi
Rdeča osebnost je zelo ciljno usmerjen, zelo hitro razmišlja in vidi. Rumen vedno skrbi za zabavo, manj organiziran. Moder je zelo detajlno organiziran. Zelen je mil, skrbi da je vse ok, zeleni so prilagodljivi. So kot kisik – nobeden jih ne ceni, a ko jih ni je vse narobe. Pomembno je, da sami sebe poznamo in da poznamo svojo ekipo. Tukaj se vrnemo nazaj na vloge in zavedanje.
Orodja ekipe
Imamo dva namena da organiziramo ekipo – tehnični del in mehke komponente. Tehnični del pomeni, da dejansko izvedemo zadeve, da se držimo rokov. Mehke komponente so pa pomembne za kreativno, ki je ključna za razvoj inovativnih rešitev. Neorganizirana ekipa privede od odhajanja kadrov. Orodja za vodenje ekipe je potrebno testirat. Pomembno je da vemo kaj uporablja naša konkurenca, oziroma večina podjetij v naši panogi, da se z njimi lažje povežemo.
Dogovorjeni načini sodelovanja z ekipo nam omogočajo, da se z ekipo stikamo oziroma srečamo v ključnih točkah. (PrintScreen – dve premici, ki se presekata). Za vodjo v tem primeru ni pomembno kakšna je osebna organizacija posameznika – glavno, da sledimo skupnemu cilju in da se srečamo v ključnih stičnih točkah. Kot vodje moramo razumet kontekst v katerem je trenutno določena oseba – da razumemo zakaj mogoče ni najbolj efektiven. Odprta komunikacija privede jasne slike zakaj so stvari v določenem momentu točno takšne kot so.
Vloge in posledice komunikacije
Vstop v komunikacijo z stavkom “ti si v redu, jaz sem v redu” – pomeni, da nimamo negativnih predpostavk. In preden sodimo, vprašamo, da preverimo kaj se resnično dogaja. Konkretna komunikacija zmanjša možnost škodljivih govoric in predvidevanj.
Nepredvidljivo okolje
Pomembno je spremljanje kaj se dogaja v okolju in da se odzivamo in prilagajamo novim okoliščinam. V novih situacijah, ne moremo pričakovat, da bo obstoječ način dela 100% deloval – potrebne so spremembe in prilagajanja. S tem, da je potrebno pri uvajanju sprememb gledat na TEHNIČNI VIDIK in VIDIK LJUDI.
